TUJUAN ANDA KE KANTOR

“Ada orang yang berangkat bekerja untuk mencapai keberhasilan. Tapi ada yang berangkat agar tidak terlambat, tidak dimarahi, atau agar asal kelihatan ada. ANDA HANYA SEPENTING ALASAN ANDA”

Demikian tulisan Bapak Mario Teguh dalam facebook nya yang saya baca hari ini. Memang, banyak alasan orang datang ke kantor, ada yang hanya berkeinginan diabsen saja (setor muka bahwa sudah kelihatan “batang hidungnya”), ada juga yang sekedar menyelesaikan pekerjaan rutin saja, ada juga yang sekedar memenuhi kewajiban bahwa dia sudah masuk kantor - bekerja. Namun disisi lain, ada karyawan yang berpikir apa yang bisa disumbangkan dirinya kepada perusahaan, atau berpikir untuk mengejar prestasi pribadinya.

Cobalah simak alasan-alasan karyawan seperti contoh berikut ini :

“Jika saya tidak masuk kerja hari ini, gaji saya akan dipotong.
“Jika saya tidak bekerja hari ini, saya akan terkena sanksi atau bisa dipecat”.
“Saya malu kepada atasan saya jika saya terlambat ke kantor”.
“Jika saya terlambat saya akan dimarahin oleh atasan saya”.

Tipe karyawan yang bekerja seperti itu menunjukkan bahwa karyawan tersebut hanya bertujuan memenuhi kewajiban saja, bahkan asal bekerja. Tidak banyak hasil karya yang dihasilkan oleh karyawan seperti itu, nampaknya bekerja atau ada di kantor, tetapi sesungguhnya dia tidak bekerja, dalam arti tidak memberikan kontribusi yang banyak kepada perusahaan. Mungkin waktunya lebih banyak dihabiskan untuk mengobrol dan menggangu karyawan lain yang sedang bertugas. Tipe karyawan seperti ini bekerja karena adanya motivasi yang didorong oleh pihak luar, misalnya aturan, ancaman, sanksi atau semacamnya.

Tipe kedua alasan karyawan untuk bekerja adalah :
“Saya harus ke kantor hari ini karena ada masalah yang harus saya selesaikan.
“Jika hari ini saya ke kantor, saya bisa memberikan masukan-masukan dan hasil karya yang berarti bagi perusahaan”. “Saya puas bisa memberikan hasil yang baik bagi perusahaan”.

Tipe seperti karyawan yang kedua ini akan berbeda kontribusi dan hasil karya yang dihasilkan dibandingkan dengan tipe karyawan yang pertama. Tentu saja hasil kerja yang kedua lebih baik daripada yang pertama, karena adanya motivasi yang berasal dari dalam karyawan itu sendiri.

Tipe karyawan yang kedua lebih banyak didorong oleh motivasi internal dari dalam karyawan itu sendiri. Tipe karyawan jenis ini menganggap bekerja adalah suatu kewajiban, kalau mau berhasil harus bekerja dengan baik. Jika memberikan hasil yang baik, harus sungguh-sungguh bekerja. Memberikan yang terbaik adalah filosofi bekerja karyawan tipe kedua. Keberhasilan-keberhasilan untuk menyelesaikan permasalahan yang dihdapai memberikan kepuasan tersendiri bagi karyawan tipe kedua ini. Tipe karyawan yang kedua ini juga kelihatan lebih semangat untuk bekerja daripada karyawan tipe pertama, dan akhirnya jelas… hasilnya pun lebih baik.

Jelaslah bahwa alasan karyawan yang berbeda untuk bekerja ke kantor memberikan hasil yang berbeda pula.

Bagaimana dengan Anda ? Temukan alasan Anda untuk bekerja pada hari ini, termasuk tipe manakah Anda ?

Read More »»

Logistik dan Distribusi

Pengertian tentang logistik berbeda dengan pengertian distribusi atau physical distribution meskipun mempunyai makna yang hampir sama. Logistik sering juga disebut dengan distribusi atau distribusi fisik, business logistics, logistics management, supply chain management atau material management.

Manajemen Distribusi Fisik
Manajemen distribusi fisik (physical distribution management) adalah memastikan produk tersebut sampai pada tempat yang benar dan pada waktu yang tepat. Distribusi fisik melibatkan perencanaan, dan pengendalian aliran fisik bahan dan barang akhir dari titik awal ke titik pemakai untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dengan mendapatkan keuntungan. Physical distribution mempunyai makna penyaluran barang jadi sejak pesanan diterima sampai barang tersebut dikirimkan kepada konsumen.

Manajemen Logistik
Menurut Ballaou (1985), management logistik adalah manajemen dari seluruh aktivitas pergerakan-penyimpanan (move store) dan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan titik-titik pengumpulan/ asal (point of acquisition) dan titik-titik konsumsi/ tujuan (point of consumption).

Bowersox, 1995 menyatakan bahwa dalam arti luas ruang lingkup logistik meliputi segala sesuatu yang berhubungan dengan pergerakan (barang) dari, ke, dan di antara fasilitas-fasilitas yang ada dalam perusahaan.

Dengan demikian, logistik atau logistic business mempunyai pengertian yang lebih luas yaitu tidak hanya membahas penyaluran barang dari perusahaan kepada konsumen tetapi juga menyangkut penyaluran bahan baku dari pemasok ke perusahaan yang dibutuhkan dalam proses produksi.

Dari bagan tersebut, terlihat bahwa, physical distribution management mempunyai hubungan yang erat dengan transportasi, perencanaan distribusi, pembelian, proses pesanan, pengendalian persediaan dan pergudangan.

Read More »»

Memilih Jalur Distribusi Dalam Pemasaran

Saluran Distribusi memegang peran yang sangat penting bagi kesuksesan penjualan produk. Bayangkan, jika Anda membutuhkan suatu produk, ternyata Anda harus mencari produk tersebut ke suatu toko yang cukup jauh dari rumah Anda, dan seandainya barang lain yang tersedia di suatu toko yang relative lebih dekat dengan tempat tinggal Anda, kemungkinan Anda akan mempertimbangkan produk yang rekatif lebih dekat untuk memenuhi kebutuhan Anda.

Atau jika Anda sudah ke suatu tempat atau toko, barang atau produk yang Anda cari tidak ada, sementara ada produk lain yang ditawarkan, bisa saja Anda akan mempertimbangkan produk yang lain tersebut.

Berbicara mengenai saluran atau jalur distribusi, pemilihan jalur distribusi yang tepat bisa memberikan sumbangan yang sangat berarti bagi keberhasilan penjualan produk Anda. Lalu apa yang harus dipertimbangkan dalam memilih saluran distribusi ?

Sebelum menentukan jalur distribusi, tentukan dulu siapa yang menjad target market Anda. Ini adalah suatu cara pemasaran, yaitu dimulai dari konsumen. Siapa konsumen Anda, apa kebutuhan mereka ? Contohnya adalah produk proyektor. Dulu proyektor diposisikan sebagai media untuk audio video, lebih banyak digunakan untuk home theater dan peralatan sound system canggih. Harganya pun tergolong cukup mahal. Yang menjadi pengguna audio video seperti itu adalah orang-orang berduit, sehingga harganya masih dipatok dengan harga mahal. Apakah Anda bermain di pasar tersebut ?

Jika Anda masih memposisikan produk sebagai audio vidoe, maka jalur distribusi pun seharusnya mengikuti jalur pemasaran produk audio video, yaitu melalui saluran produk elektronik. Namun, ketahuilah saat ini proyektor lebih banyak digunakan untuk kegiatan presentasi. Hamper semua kegiatan baik seminar, pelatihan, atau rapat-rapat, sering sekali ditemukan penggunaan proyektor. Jadi langkah selanjutnya adalah menentukan positioning yang dipilih. Misalnya, positioning untuk produk proyektor adalah adalah memberikan solusi untuk presentasi. Hal ini harus dikomunikasikan dengan konsisten, mislanya lewat event, sponsorship, marketing communication maupun public relations.

Nah, jalur distribusi bila produk diposisikan sebagai produk untuk kegiatan presentasi tentunya tidak cocok dengan jalur distribusi seperti audio video. Mengapa ? Karena posisi produk audio video berbeda dengan posisi produk elektronik untuk kegiatan presentasi. Kegiatan presentasi berkaitan erat atau lebih dekat dengan produk-produk komputer. Di sinilah jalur distribusi memegang peran yang penting.

Paling tidak inilah yang dilakukan oleh BenQ dalam menyalurkan produk-produknya yang mendekati konsumen. Untuk jalur distribusi, BenQ menggunakan PT Galva Technologies sebagai distributor yang memang telah terbukti kuat dalam mendistribusikan barang-barang elektronik dan mempunyai hubungan yang kuat dengan toko-toko elektronik. BenQ juga menggunakan jalur ritel dengan melalui Electronic City, serta langsung memasarkan lewat toko-toko yang dimiliki oleh BenQ sendiri. Hasilnya ? Seperti yang dirilis oleh Majalah Marketing, penjualan proyektor BenQ merupakan produk yang paling laris saat ini dibanding dengan proyektor merek lain.

Tentu saja, pemilihan saluran distribusi bukan merupakan satu-satunya penentu untuk keberhasilan penjualan produknya, namun juga terkait dengan positioning yang tepat sesuai dengan target marketnya, penentuan harga yang tepat, serta strategi promosi nya yang memberikan solusi bagi kebutuhan presentasi konsumen (kembali ke 4P tentang pemasaran).

Jadi, bagaimana memilih saluran distribusi yang tepat (dan didukung dengan price dan promotion yang tepat) terbukti dapat memaksimalkan penjualan produk.

Read More »»

Komponen Sistem Distribusi dalam Pemasaran

Distribusi merupakan bagian inti dari kegiatan pemasaran, sebab jika barang tidak didistribusikan dengan cara yang tepat, penjualan produk tidak akan sesuai dengan yang diharapkan. Begitu pentingnya peran distribusi ini sehingga para pemasar harus mengelola saluran distribusi dengan baik.

Oleh karena saluran distribusi sangat penting dalam kegiatan pemasaran, maka diperlukan strategi yang terencana. Strategi itu sendiri merupakan rencana secara menyeluruh, sebagai petunjuk untuk mengambil keputusan dalam kegiatan saluran distribusi. Siapa saja sebenarnya yang dapat dimanfaatkan untuk menjamin bekerjanya sistem distribusi dari strategi yang telah ditetapkan ? Ada beberapa komponen yang perlu diperhatikan kalau mengelola system distribusi yang akan digunakan.

Pertama : sole distributor, yaitu distribusi dilakukan dengan menunjuk agen tunggal untuk mendistribusikan produknya. Sole distribution biasanya dilakukan dengan pertimbangan untuk membatasi kewajiban perusahaan, misalnya dalam kasus adanya klaim. Selain itu sole distribution digunakan karena pertimbangan jaringan yang dimiliki oleh sole distribution cukup luas. Namun demikian, penggunaan sole distribution ini mempunyai beberpaa kelemahan, antara lain distributor tunggal sering menyatukan distribusi produk perusahaan dengan merek produk-produk perusahaan lain. Sering pula sole distribution ini hanya berhubungan dengan whole saler besar dan tidak bersedia berhubungan dengan wholesaler yang kecil sehingga distribusi produk tidak merata.

Kedua : Sub Agen, yaitu distributor independen yang ditunjuk oleh perusahaan untuk mengelola distribusi di salah satu wilayah tertentu. Keuntungan dari penggunaan sub agen ini adalah penyebaran produknya yang luas. Ini terjadi karena perusahaan biasanya banyak menggunakan sub agen. Selain itu para sub agen sangat mengenal betul wilayah kerjanya dan sudah mempunyai jaringan yang kuat. Sedangkan kelemahannya adalah mereka biasanya bekerja secara konvensional sehingga kurang mampu menterjemahkan kebijakan pemasaran perusahaan. Sistem ini banyak digunakan di Indonesia.

Ketiga : Whole saler atau pedagang besar. Wholesaler ini membeli barang dalam jumlah besar dan menyalurkannya kepada retailer. Whole saler memegang peran yang sangat penting dalam bidang eceran (retail), karena mereka inilah yang menyalurkan produk perusahaan ke retail.

Keempat : Conventional dan Modern Retail Shops. Yang termasuk conventional retailshops adalah toko P&D, toko-toko jam yang sering kita lihat, atau toko baju, dan sebagainya. Sedangkan yang moden adalah supermarket Hypermart, Giant atau Carefour. Sedangkan yang minimarket seperti Alfamart, Indomaret, Yomart dan sebagainya. Outlet ini sangat berperan disamping untuk menjual produk, juga berperan untuk kegiatan promosi ke konsumen langsung.

Kelima : warung. Warung mudah ditemui yang biasanya tersebar sampai pelosok-pelosok, biasanya dekat perumahan atau perkantoran. Warung biasanya menyediakan berbagai macam produk seperti rokok, permen, minuman ringan, sampai pada makanan kecil.

Keenam : Rombong atau gerobak, dengan kegiatan utama adalah menjual secara eceran. Produk yang dijual biasanya sangat terbatas, dan yang membeli biasanya langsung mengkonsumsi. Rombong ini biasanya ada di mana-mana, baik di tempat permanen maupun di tempat tidak permanen. Warung dan rombong termasuk dalam kelompok retailer yang lebih banyak melayani masyarakat kelas bawah.

Tentu saja dalam menerapkan komponen mana saja yang dipakai dan seberapa banyak komponen distribusi yang digunakan, banyak faktor yang turut diperhitungkan yaitu positioning produk. Produk yang diposisikan sebagai barang mewah pastilah memilih outlet modern seperti hypermarket atau supermarket.

Selain itu, tipe produk turut diperhitungkan apakah barang Anda termasuk barang industri atau barang konsumsi. Barang industri biasanya menggunakan pola distribusi langsung atau dengan menggunakan sole distribution. Sedangkan bila produk Anda adalah barang konsumsi yang mudha rusak, maka pola distribusi bisa dilakukan secara langsung, atau memilih saluran distribusi yang mempunyai fasilitas penyimpanan baik, seperti buah-buahan atau ice cream.

Beberapa pertimbangan lain adalah dengan mempetrimbangkan besar kecilnya perusahaan karena terkait dengan biaya atau kemampuan perusahaan. Pola distribusi mana pun yang Anda pilih tentu dengan pertimbangan bahwa distribusi akan membuat produk Anda mudah dicari oleh pasar, namun dengan tetap mempertimbangkan efisiensi.

Read More »»

Adakah sikap yang berubah ?

Adakah sesuatu yang berubah dengan sikap di era serba teknologi ini ? Paling tidak inilah yang saya amati tentang sikap karyawan pada umumnya.

Sikap yang ditampilkan oleh beberapa eksekutif yang telat datang pada rapat-rapat yang diadakan oleh perusahaan, yang mungkin saja keterlambatan tersebut memang sesuatu yang tidak terhindarkan. Namun bila ini menjadi suatu kebiasaan, ini bukanlah suatu kewajaran lagi tetapi sudah menjadi sikap sebagian besar eksekutif perusahaan tersebut.

Dalam suatu pembicaraan dengan staf dan rekan kerja, seorang eksekutif berkali-kali mengalihkan perhatian pada BlackBerries (BB) nya. Kelihatannya BB nya lebih penting daripada orang-orang yang dia hadapi. Bahkan seorang eksekutif lebih banyak memperhatikan BB nya pada waktu berbincang-bincang dengan rekan kerjanya.

Kelihatannya penting banget, gitu ! Jika ini terjadi sekali-sekali mungkin pada saat itu dia mempunyai urusan penting yang memang tidak terhindarkan, namun bila ini sering dilakukan, nampaknya ada perubahan sikap pada eksekutif ini.

Saya juga pernah melihat eksekutif mengambil telepon seluler, menelpon selama pertemuan berlangsung, dan meninggalkan pertemuan hanya untuk menjawab telepon. Sebagian juga para eksekutif terus-menerus melihat, bekerja dan fokus pada komputer mereka ketika berbicara dengan bawahan.

Saya juga pernah melihat, dalam suatu rapat kerja, para eksekutif lebih asyik dan sibuk dengan lap topnya padahal seorang pembicara sedang melakukan presentasi dan mendiskusikan sesuatu hal yang penting bagi perusahaan. Bahkan sebagian membuka FaceBook (FB) nya sambil tersenyum-senyum, mungkin ada sesuatu yang lucu di FB nya.
Sikap sepertinya sudah menjadi sesuatu yang kurang menjadi perhatian di dunia teknologi yang serba maju ini. Seluruh perilaku tersebut nampaknya sesuatu yang kontra produktif dengan usaha-usaha untuk membuat sesuatu yang berguna dan bermanfaat bagi perusahaan.

Dunia teknologi memang memudahkan orang untuk berkomunikasi secara real time, di mana pun dia berada, dalam suatu situasi apa pun, dan kapan pun. Namun bukan berarti dia bebas melakukan segala-galanya dengan gadget nya. Ada etika yang harus dipatuhi, ada ketentuan dan peraturan yang harus diikuti agar dapat memberikan kenyamanan bagi semua pihak, agar kegiatan-kegiatan dilakukan dengan efektif.

Saya juga pernah mengamati, pada waktu memberikan pelatihan bagi sekretaris perusahaan, dengan disiplin dan tanpa disuruh mereka mematikan handphone miliknya. Ketika saya tanya, mereka menjelaskan bahwa hal ini sudah menjadi bagian dari kebijakan perusahaan, di saat pelatihan, di saat bekerja, gadget yang dimiliki harus diperuntukkan hanya untuk kegiatan kantor. FaceBook bahkan dilarang digunakan selama jam kerja kecuali pada waktu istirahat.

Ini adalah suatu sikap disiplin yang dimiliki oleh karyawan perusahaan tersebut. Di suatu perguruan tinggi, FB dilarang digunakan oleh karyawan, mungkin karena sudah dianggap menggangu produktivitas karyawan yang banyak digunakan hanya untuk saling menyapa dan bersenda gurau serta tidak berhubungan dengan pekerjaan. Pada awalnya hal ini menimbulkan pro dan kontra dikalangan karyawan, namun setelah disadari manfaatnya, justru hal ini dapat diterima dan disanjung oleh karyawan.

Tidak heran, pada suatu rapat yang dihadiri oleh para eksekutif seorang direktur melarang para peserta rapat yang terdiri dari para eksekutif menggunakan lap topnya selama acara berlangsung khususnya pada waktu ada yang berbicara di depan dan selama berdiskusi. Bukan itu saja, direktur ini melarang para eksekutif untuk menerima dan menelpon, apalagi menggunakan BB nya hanya untuk chating (padahal mungkin saja chating tersebut bisa digunakan untuk pekerjaan). Dengan demikian hasilnya sungguh luar biasa - semua peserta mau tidak mau menaruh perhatian penuh kepada rapat tersebut.

Kadang suatu sikap harus dipaksakan untuk dapat berjalannya suatu kegiatan dengan efektif. Jika hanya sekedar menghimbau - yang karena sifatnya tidak wajib , masih banyak yang belum sadar untuk menjunjung tinggi etika yang berlaku, namun jika sudah diwajibkan, mau tidak mau suatu sikap akan terbentuk sesuai dengan yang diinginkan. Pada awalnya memang terasa berat, pada awalnya memang menyiksa, namun lewat paksaan seperti itu, lama-lama akan menjadi suatu kebiasaan. Kesadaran biasanya muncul belakangan setelah manfaat-manfaatnya mulai dirasakan.

Bagaimana menurut Anda ?

Read More »»

Sekretaris di era global

Era sekarang yang ditandai dengan kemajuan teknologi dan era globalisasi, menuntut peran sekretaris yang lebih besar daripada sebelumnya. Kalau dulu sekretaris lebih banyak dilibatkan dalam hal agenda surat menyurat, mengetik surat, atau menerima telepon dan menelpon, saat ini sekretaris bukan saja dituntut untuk trampil dalam bidang tersebut, namun harus trampil melakukan segala macam tugas karena dia mewakili seorang boss perusahaan.

Memang masih cukup banyak terdengar hal-hal negatif yang berkaitan dengan tugas seorang sekretaris, tapi ketahuilah image seorang sekretaris saat ini sudah jauh berubah, bahkan seorang sekretaris dibayar lebih tinggi dibandingkan dengan karyawan biasa. Mengapa bisa begitu ? Karena peran sekretaris saat ini jauh lebih besar dari peran sekretaris di masa sebelumnya, bukan lagi dianggap sebagai seorang ‘pelayan’ semata, namun perannya sudah sedemikian besar dalam membantu pekerjaan si boss : sebagai tangan kanan si boss, sebagai PR, sebagai analis, sebagai garda depan, sebagai duta, sebagai informan, sebagai filter informasi, sebagai pengatur rumah tangga perusahaan, dan sebagai mediator dengan pihak luar dan karyawan.

Lalu apa saja persyaratan seorang sekretaris di era global ini ? Selain performa sekretaris (tampil cantik, ditunjang sikap yang baik) berikut diuraikan satu persatu.

Penguasaan teknologi
Salah satunya adalah menguasai aplikasi teknologi termasuk di dalamnya a adalah media sosial. Kalau dulu surat menyurat dilakukan secara fisik, saat ini beberapa perusahaan sudah menggunakan surat menyurat elektronik (office management). Surat menyurat khususnya untuk internal tidak lagi dilakukan secara fisik tetapi sudah menggunakan perangkat ‘canggih’ ini. Surat yang diterima dari luar perusahaan di scan kemudian diteruskan dengan menggunakan office management tersebut secara digital. Demikian juga untuk komunikasi internal, penggunaan email sudah cukup dominan.

Membuka email khususnya email si boss, yang dikuasakan kepada sekretaris untuk membuka email tersebut termasuk juga menindaklanjuti isi email merupakan ketrampilan yang harus dimiliki oleh sekretaris. Jika ada surrat yang harus ditdandatangani oleh si bos dan kebetulan si bos berada di luar kota, sekretaris cukup mengirimkan via email, dan jika sudah disetujui oleh si bos, surat tersebut dicetak dan ditandatangani pada waktu si bos sudah di kantor.

Bahkan untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat bagi si boss, peranan teknologi ini sudah semakin besar peranannya. Program aplikasi ini misalnya MSOffice seperti MSWord, Excell, Powerpoint, atau program lain seperti Coreldraw, potoshop dan lain-lain.

Jadi seorang sekretaris harus melek teknologi karena harus dapat menggunakan teknologi yang mau tidak mau menjadi alat dalam melaksanakan tugas sehari-hari.

Berwawasan luas
Seorang sekretaris juga harus memiliki pengetahuan yang luas. Mengapa ? Seorang sekretaris bukanlah hanya sekedar ‘pesuruh’ seorang ‘bos’, tetapi seorang yang mampu memberikan masukan-masukan kepada si boss, alias sebagai advisor atau penasihat. Untuk itulah seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan yang luas tidak hanya menyangkut pekerjaanya, tetapi juga pengetahuan baik tentang organisasinya, maupun pengetahuan tentang kondisi di luar organisasinya. Pengetahuan tersebut akan bermanfaat untuk digunakan dalam mengelola data dan mengubahnya menjadi informasi yang bermanfaat bagi si bos. Jadi apa yang disampaikan kepada si bos, bukanlah data, tetapi berupa informasi. Beda ‘khan data dengan informasi ? Mereka juga dituntut untuk melakukan pekerjaan yang bersifat analisis. Dengan demikian, seorang sekretaris memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.

Komunikasi
Seorang sekretaris juga harus mempunyai ketrampilan komunikasi. Selain sebagai informan bagi si bos, dia juga harus mampu menyampaikan informasi kepada pihak lain baik kepada karyawan maupun kepada pihak luar. Jadi sekretaris juga berfungsi sebagai mediator antara manajemen dan karyawan. Namun demikian, dalam penyampaikan informasi tersebut, seorang sekretaris tidak boleh asal menyebar informasi karena dia harus sanggup menyaring informasi mana yang boleh dan tidak boleh disampaikan kepada pihak lain. Ini berkaitan dengan tugas sekretaris sebagai filter atau penyaring informasi.

Performa yang baik
Sekretaris juga sering tampil mewakili boss dalam acara-acara tertentu. Dengan demikian seorang sekretaris juga menjadi cerminan wajah si boss. Baik buruknya seorang sekretaris menunjukkan performance si boss.

Terampil berbahasa asing
Dalam era global ini, kemampuan berbahasa asing menjadi hal yang mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris, utamanya adalah bahasa inggris sebagai bahasa internasional. Apalagi perusahaan sering berhubungan dengan pihak asing, tak dapat dielakkan, kemampuan berbahasa asing adalah vital.

Pelayan (Customer Service)
Bagaimana dengan penerimaan tamu ? Ini memang menjadi kewajiban yang dari dulu sudah menjadi kewajibannya. Dalam hal ini, seorang sekretatis adalah sebagai customer service - memberikan pelayanan kepada tamu perusahaan, misalnya membalas surat menyurat, menerima tamu langsung, menyiapkan meeting termasuk perlengkapannya.

Termasauk dalam hal ini adalah melayani si bos dalam menjadwal meeting dengan klien agar tidak bentrok, mengatur tiket perjalanan, mengurus siapa yang akan menjemput kalau perjalanan ke luar kota.

Kredibel
Mengingat perannya yang sangat penting tersebut, seoramg sekretaris haruslah orang yang kredibel di mata karyawan, bisa dipercaya dan mempunyai integristas yang tinggi. Yang jelas, seorang sekretaris adalah orang yang sibuk karena dia adalah tangan kanan dari si bos. Hampir seluruh pekerjaan-pekerjaan si bos harus diketahui oleh seorang sekretaris. Ini tentu saja memerlukan ketrampilan dalam mengelola waktu (time management).

Senantiasa belajar
Untuk itu semua, jika Anda sebagai seorang sekretaris, Anda harus selalu meng-up date pengetahuan dan ketrampilan Anda agar Anda dapat ‘melayani’ si boss dan tamu-tamu Anda secara professional.

Siapkah Anda ?

Read More »»